Vaart der volkeren
Beleidsregels inzake communicatie per e-mail met het Benelux-Merkenbureau en het Benelux Bureau voor Tekeningen of Modellen:
Sinds kort hebben alle medewerkers van de Benelux Bureaus beschikking over e-mail. In verband met een soepele, eenduidige en voor eenieder gelijke afhandeling van dossiers verzoeken wij u de volgende punten in acht te nemen wanneer u per e-mail over een dossier wenst te communiceren: E-mail is geen schriftelijke correspondentie, vermeld altijd het betreffende nummer en de geadresseerde kan afwezig zijn.
E-mail is geen schriftelijke correspondentie. De Benelux Bureaus behandelen e-mail op gelijke wijze als telefoongesprekken. Het is dan ook niet mogelijk om per e-mail depots te verrichten, te handhaven of in te trekken; bezwaar te maken tegen voorlopige weigeringen; verzoeken in te dienen tot het aantekenen van wijzigingen in het register (mutaties); vernieuwingsverzoeken in te dienen; stukken in te dienen (zoals volmachten, afbeeldingen, overeenkomsten, bewijsstukken, etc, etc.). Ook niet in de vorm van attachments, in welk formaat dan ook.
Dergelijke e-mail wordt als niet verzonden beschouwd. De gewone post en de fax zijn hiervoor het enige medium. Daarnaast merken wij op dat wij e-mail evenmin gebruiken voor het versturen van officiële brieven van de Benelux Bureaus m.b.t. termijnen, afschriften en weigeringsbrieven. Hiervoor wordt consequent de gewone post gebruikt.
Vermeld altijd het betreffende nummer. Indien u over een depot, onderzoek, vernieuwing of mutatie per e-mail wenst te corresponderen, vermeld dan altijd het betreffende nummer als onderwerp van uw bericht.
De geadresseerde kan afwezig zijn. In principe biedt het gebruik van e-mail de mogelijkheid om op snelle en efficiënte wijze te communiceren. Het kan echter gebeuren dat degene die u per e-mail probeert te bereiken niet op kantoor aanwezig is. De Benelux Bureaus streven ernaar om u in dergelijke gevallen zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Indien u echter na verloop van een redelijke termijn geen antwoord heeft ontvangen dan verzoeken wij u telefonisch contact op te nemen met de betreffende afdeling.
Lees beleidsregels email (ongedateerde mededeling)
